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Eingangsrechnungen: E-Rechnungen empfangen

Lieferantenrechnungen hochladen oder per E-Mail weiterleiten — BauManager Pro liest sie aus, ordnet sie zu und zeigt, was wann zu zahlen ist.

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So funktioniert's

Eingangsrechnungen in BauManager Pro

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. BauManager Pro liest XRechnung und ZUGFeRD direkt ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuer, Fälligkeit, IBAN und Verwendungszweck werden übernommen, die Rechnung wird Ihrer Bestellung und dem Projekt zugeordnet. Normale PDF-Rechnungen archivieren Sie im selben Ablauf und ergänzen die Eckdaten selbst.

  1. Rechnungen hochladen — mehrere auf einmal per Ziehen und Ablegen — oder an Ihre eigene Rechnungsadresse weiterleiten.
  2. BauManager Pro liest die Daten, erkennt den Lieferanten und die Bestellung.
  3. Fällige Rechnungen überweisen — IBAN und Verwendungszweck kopieren — und als bezahlt markieren.
Eingangsrechnung R-2026-04083
LieferantFliesen Center Westerkannt über USt-ID
RechnungR-2026-04083
Fällig am03.11.2026
BestellungBE-2026-0001zugeordnet
Zu zahlen1.739,90 €
IBANDE02 •••• •••• 5030
Projekt Badsanierung Schneider

Echte Daten der Demo-Firma Musterbau GmbH

Alle Möglichkeiten

Was Eingangsrechnungen kann

Automatisch gelesen

  • XRechnung als CII oder UBL, ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2
  • Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Leistungszeitraum
  • Positionen mit Menge, Einheit und Preis, Steuer je Satz
  • Rechnungen und Gutschriften
  • Normale PDFs: archiviert, Eckdaten tragen Sie selbst ein

Zugeordnet

  • Lieferant erkannt über USt-ID, IBAN, E-Mail oder Name — sonst neu angelegt
  • Bestellnummer auf der Rechnung verknüpft Ihre Bestellung
  • Das Projekt der Bestellung wird übernommen, auch nachträglich änderbar
  • Hinweis, wenn der Name auf der Rechnung vom Lieferanten abweicht

Per E-Mail

  • Eigene Adresse für Ihren Betrieb, auf der Seite Eingangsrechnungen zum Kopieren
  • Weiterleiten genügt — oder beim Lieferanten als Rechnungsadresse hinterlegen
  • PDF- und XML-Anhänge, auch aus weitergeleiteten Nachrichten
  • Protokoll: was erfasst wurde und warum etwas nicht (z. B. doppelt, kein Anhang)
  • Neue Adresse auf Knopfdruck — die alte nimmt dann nichts mehr an

Bezahlt und abgelegt

  • Offen, überfällig, in 7 Tagen fällig und im Monat bezahlt auf einen Blick
  • Hinweis im Menü, sobald Rechnungen fällig werden
  • Status bezahlt mit Datum oder abgelehnt mit Grund
  • Doppelte Dateien und doppelte Rechnungsnummern werden abgelehnt
  • Original und Rechnungsdaten bleiben unverändert gespeichert — nichts wird gelöscht
Fragen

Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen

Welche Formate werden gelesen?

XRechnung (in beiden Syntaxen CII und UBL) sowie ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2 — also alle Formate nach der europäischen Norm EN 16931, die Ihre Lieferanten heute verschicken. Ältere ZUGFeRD-1.0-Dateien und normale PDFs werden archiviert; die Eckdaten tragen Sie dann von Hand ein.

Kann ich eine eingelesene E-Rechnung ändern?

Die Rechnungsdaten nicht — sie stammen vom Lieferanten und bleiben so, wie sie geliefert wurden. Zuordnen können Sie jederzeit: Projekt, Bestellung und eine Notiz. Bei einer normalen PDF tragen Sie die Eckdaten selbst ein.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung zweimal hochlade?

BauManager Pro erkennt dieselbe Datei und dieselbe Rechnungsnummer vom selben Lieferanten und lehnt das zweite Hochladen mit einem Hinweis ab.

Wird der Lieferant automatisch angelegt?

Ja, wenn er noch nicht in Ihren Lieferanten steht — mit Name, Anschrift, USt-ID und Kontakt aus der Rechnung. Ist er schon da, wird er über USt-ID, IBAN, E-Mail oder Namen erkannt.

Kann ich Rechnungen per E-Mail weiterleiten?

Ja. Ihr Betrieb hat eine eigene Adresse für Rechnungen — Sie finden sie unter Eingangsrechnungen. Leiten Sie E-Mails mit Rechnung dorthin weiter oder geben Sie die Adresse Ihren Lieferanten als Rechnungsadresse. PDF- und XML-Anhänge stehen nach wenigen Minuten in der Liste; das Protokoll zeigt, was übernommen wurde.

Wer sieht die Eingangsrechnungen?

Administratoren und Manager. Mitarbeitern geben Sie den Zugriff bei Bedarf unter Team → Rechte, lesend oder bearbeitend.

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