Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen:

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Formularen)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit)
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Rechnungen)

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) - Die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Speicherung aller Daten auf Servern in Deutschland (verschlüsselte Sicherungskopien zusätzlich in Finnland, EU)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung
• AntiVirus-Schutz für hochgeladene Dateien
• Regelmäßige Sicherheitsaudits

5. Datenverarbeitung bei Nutzung von BauManager Pro

5.1 Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname und Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

Diese Daten sind für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.2 Nutzung der Software

Bei der Nutzung von BauManager Pro werden folgende Daten verarbeitet:

• Von Ihnen eingegebene Geschäftsdaten (Kunden, Projekte, Rechnungen etc.)
• Hochgeladene Dokumente und Dateien
• Kommunikation über das Nachrichtensystem
• Protokolldaten (Logins, Änderungen)

5.3 Zahlungsabwicklung

Für die Zahlungsabwicklung werden Ihre Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten.

5.4 KI-Assistent „BauMeister AI“

BauManager Pro bietet einen KI-Assistenten an. Bei der Nutzung werden Ihre Eingaben (Fragen) an einen KI-Anbieter übermittelt und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet. Hat der Administrator Ihrer Firma unter Einstellungen → KI den Zugriff auf Firmendaten aktiviert, werden zusätzlich die zur Beantwortung der jeweiligen Frage erforderlichen Daten aus Ihrem Konto übermittelt (z. B. Kunden-, Angebots-, Rechnungs-, Zahlungs-, Projekt- oder Termindaten). Passwörter, Zugangsdaten des Kundenportals, interne Notizen und Bankverbindungen werden nicht übermittelt. Der Assistent kann Daten nur lesen; Entwürfe (z. B. eines Angebots) werden erst gespeichert, wenn Sie sie selbst prüfen und speichern.

Anbieter: je nach Konfiguration OpenAI Ireland Ltd, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, oder Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Die Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Nach Angaben der Anbieter werden über die Programmierschnittstelle (API) übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und grundsätzlich höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung gespeichert.

Drittlandübermittlung: Die Anbieter können Daten an verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter in den USA übermitteln. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw., soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktion). Soweit personenbezogene Daten Ihrer Kunden betroffen sind, verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter Ihrer Firma; die KI-Anbieter sind Unterauftragsverarbeiter. Für den öffentlichen Chat auf unserer Website: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) — bitte geben Sie dort keine personenbezogenen Daten ein.

Speicherdauer: Gespräche werden in BauManager Pro gemäß der Einstellung Ihrer Firma (1 bis 180 Tage, Standard 90 Tage, gerechnet ab der letzten Nachricht) gespeichert und danach automatisch gelöscht; sie können jederzeit gelöscht werden. Gespeichert werden nur Fragen und Antworten, nicht die abgefragten Rohdaten. Zur Abrechnung und Missbrauchserkennung protokollieren wir Zeitpunkt, Benutzer, Firma, verwendetes Modell und Umfang der Anfrage (Anzahl Tokens).

Freiwilligkeit: Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig. Der Zugriff auf Firmendaten kann vom Administrator jederzeit unter Einstellungen → KI deaktiviert werden.

6. Cookies

Wir verwenden Cookies, um unsere Website funktionsfähig zu machen und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern:

• Notwendige Cookies: Für die Grundfunktionen der Website (Session, Authentifizierung)
• Funktionale Cookies: Für erweiterte Funktionen (Spracheinstellungen, Präferenzen)
• Analyse-Cookies: Zur Verbesserung unseres Angebots (nur mit Ihrer Einwilligung)

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner ändern.

7. Besucherstatistik (Website und Live-Demo)

Um zu verstehen, wie unsere Website und die Live-Demo genutzt werden, werten wir Seitenaufrufe statistisch aus. Beim Aufruf einer öffentlichen Seite oder der Demo verarbeiten wir: die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt, die zuvor besuchte Website (ohne Suchbegriffe und Parameter), Kampagnen- oder Partnerkennzeichen aus dem Link, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem und Spracheinstellung sowie Land, Region und Stadt, die wir aus Ihrer IP-Adresse über eine lokal auf unserem Server gespeicherte Datenbank ermitteln (DB-IP Lite, db-ip.com, CC BY 4.0).

Ihre IP-Adresse wird dafür weder gespeichert noch an Dritte übermittelt. Um Besucher zu unterscheiden, bilden wir einen Prüfwert aus IP-Adresse, Browserkennung, einem geheimen Schlüssel und dem Datum; er wechselt täglich und lässt keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Für die Statistik setzen wir keine zusätzlichen Cookies; zusammenhängende Seitenaufrufe werden über das technisch notwendige Sitzungs-Cookie einem Besuch zugeordnet.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach 13 Monaten gelöscht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen; wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

8. Elektronische Unterschriften

Betriebe, die BauManager Pro nutzen, können Dokumente wie Angebote, Verträge, Nachträge oder Abnahmeprotokolle elektronisch unterschreiben lassen. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betrieb; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Beim Unterschreiben verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Mobilnummer der unterzeichnenden Person, die Zeitpunkte von Einladung, Öffnen, Code-Versand, Bestätigung und Unterschrift, den Bestätigungscode (nur in nicht umkehrbar verschlüsselter Form), das Bild der Unterschrift bzw. den eingegebenen Namen, die IP-Adresse und die Browser- bzw. Gerätekennung sowie Prüfsummen des Dokuments. Diese Angaben werden in einem Prüfprotokoll festgehalten und dem unterschriebenen, versiegelten Dokument beigefügt, damit Echtheit und Unverändertheit nachgewiesen werden können. Das Dokument erhalten alle Beteiligten per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie das berechtigte Interesse am Nachweis der Unterschrift (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bestätigungscodes werden per E-Mail oder – wenn eine Mobilnummer angegeben ist und Sie es wählen – per SMS versendet. Von Nutzern hinterlegte Unterschriften werden verschlüsselt gespeichert und nur nach Passwortbestätigung eingesetzt. Über die öffentliche Prüfseite sind mit dem Prüfcode aus dem Dokument nur Titel, Absender, Namen der Unterzeichner und Zeitpunkte einsehbar, keine E-Mail- oder IP-Adressen.

Die Daten werden gespeichert, solange der Betrieb das Dokument in BauManager Pro aufbewahrt bzw. bis zur Löschung seines Kontos; gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Betriebs (z. B. sechs bzw. zehn Jahre nach HGB und AO) bleiben unberührt. Ihre Rechte nach Abschnitt 9 können Sie gegenüber dem Betrieb geltend machen, der Ihnen das Dokument gesendet hat.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

10. Datenspeicherung

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Benutzerkonto aktiv ist oder wie es für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Nach Kündigung werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert (Rechenzentrum Nürnberg). Verschlüsselte Sicherungskopien liegen zusätzlich in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland (EU).

11. Drittanbieter und Datenübermittlung

KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic): siehe Abschnitt 5.4.

Wir übermitteln Daten nur an Dritte, wenn dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist:

• Zahlungsdienstleister für die Abrechnung
• E-Mail-Dienste für den Versand von Benachrichtigungen
• Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Server in Nürnberg, Sicherungskopien in Helsinki) — Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Abgesehen von den KI-Anbietern (Abschnitt 5.4) findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU statt.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.